DIŞİŞLERİ BAKANI MEVLÜT ÇAVUŞOĞLU - Dışişleri Bakanlığı olarak arşiv yönetimimizi çağdaş arşivcilik anlayışına uygun hale getirmeye çok önem veriyoruz. Bu amaçla son yıllarda mali kaynak, nitelikli personel ve teknik altyapı çalışmalarına öncelik verdik. Bunu göre inşa edilen arşiv binamız 2012 Mart ayında hizmete girdi, Bakanlığımız arşiv yönetimi de müstakil Daire Başkanlığı olarak yeniden yapılandırıldı. Merkez arşiv evrakımız 2013 Aralık ayında tamamen arşiv binamıza nakledildi, böylece arşivimizin fiziki bütünlüğünü de sağlamış olduk.

Arşiv otomasyon projemizi de Bakanlığımız yatırım programına aldık, bütçesini ayırdık. Bu proje arşiv belgelerimize elektronik ortamda hızlı, güvenilir ve kolay erişim sağlamayı amaçlıyor. E-arşiv projemizi hazırlarken ülkemizin kamu kurumlarınca yürütülen benzer projeleri, özel sektörümüzün kapasite ve teknolojik imkanlarını ve akademik camiamızın bilimsel birikimini çok dikkatli bir şekilde inceledik ve bunlardan faydalandık. Tüm bu kurum ve kuruluşlarımızla birlikte yakın eşgüdüm içinde titiz bir çalışmayla projemizin de içeriğini oluşturmuş olduk.

Teknik kıstasları belirlerken bilgi-belge yönetimi alanında dünyadaki örnek yöntem ve uygulamaları da göz önünde bulunduruluyoruz.

Projede öngörülen uygulama esaslarının test edilmesi için 2014 Ağustos-Kasım döneminde bir pilot çalışma gerçekleştirildi, özellikle Danışma Kurulundaki arkadaşlarımız ve akademisyenlerimiz de bunu yakından takip ettiler. Bu çalışmada elde edilen veriler ışığında ana projemiz 1 Aralık 2014 yılında hizmete girdi.

Projemizin bilgi ve belge güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve fiziki önlemler alındı. Ayrıca, işlemler güvenlikli kapalı ağ ortamında yürütülmektedir, sizler de zaten yakından incelediniz.

Projenin birinci aşamasında, Bakanlığımız ihtiyaçları ve araştırmacıların beklentileri çerçevesinde bir öncelik sırası belirledik; arşiv dosyalarımızı 2015 yılı sonuna kadar elektronik ortamda bu öncelik sırasına göre aktarmayı öngörüyoruz. Bu arşivimizin takriben 25 milyon sayfalık bölümünü oluşturuyor. 2016 yılı sonu itibarıyla da merkez arşivimizin kalan tüm dosyalarını sayısallaştırmayı planlıyoruz, yani yaklaşık 65 milyon sayfalık belgeyi de bu şekilde sayısallaştırmayı planlıyoruz.

E-arşiv projemizin Bakanlığımızın öncülüğünü yaptığı e-devlet uygulamaları ve şeffaflık ilkelerine uygun bir yaklaşımı da yansıttığını düşünüyorum. Bakanlığımızca geliştirilen e-arşiv modülü üzerinden arşiv dosyalarımızı elektronik ortamda kamuoyunun da istifadesine sunmak istiyoruz.

Biraz önce birlikte incelediğimiz çalışma mekanında görev yapan proje ekibi bu ay içinde 250 kişiye ulaşacak, şu anda 120 kişi aktif bir şekilde çalışıyor, yeni başlayacak arkadaşların eğitim çalışmalarını da incelemiş olduk.

E-arşiv projemizde uzman kurumlarımızın ve akademik camiamızın bilgi, birikiminden de istifade etmek istiyoruz, o nedenle de bir Danışma Kurulu oluşturduk. Bu amaçla oluşturduğumuz Danışma Kurulu Eylül ayından beri büyük bir katkı sağlıyor. Kendilerine huzurlarınızda bir kere daha teşekkür etmek istiyorum.

İki ayda bir toplanan kurulun bugün Başkanlığımda yapılacak 3’üncü toplantısında projemizde gelinen son aşamayı hep birlikte değerlendireceğiz. Bakanlığımızın arşiv ve araştırma modülünü ve test amaçlı bazı dosyaları incelemek üzere bu hafta bir akademisyen grubumuzu da Bakanlığımıza davet ettik, onların da deneyimlerinden faydalanmak istiyoruz.

Önümüzdeki dönemde bilim dünyamızın ve kamuoyunun görüş ve katkılarını projemize daha çok yansıtmak istiyoruz. Bu çerçevede üniversitelerimiz ve düşünce kuruluşlarımız başta olmak üzere, ilgili çevrelerle de temas ve işbirliğini arttıracağız, buna basın dünyası da dahil.

Diplomatik arşivimiz Türkiye’nin olduğu kadar bölgemizin de yakın tarihine ışık tutacak niteliktedir. E-arşiv projemiz kurumsal hafızayı güçlendirerek dış politika karar alma sürecine de önemli katkıda bulunacaktır.

Projemiz Türk dış politikasının birincil kaynaklara dayalı, ön yargılardan uzak, doğru ve dengeli biçimde algılanıp değerlendirilmesi bakımından da büyük bir önem taşıyor.

Ben e-arşiv projemizin Dışişleri Bakanlığımız, ülkemiz ve tüm araştırmacılar için hayırlı olmasını temenni ediyorum ve bu projede emeği geçen başta Bakan Yardımcımız Naci Bey olmak üzere koordinasyonunu yürüten Nevzat arkadaşımız olmak üzere tüm katkı sağlayan herkese gönülden teşekkürlerimi sunuyorum.

Katılımınız için ayrıca şükranlarımı sunuyorum.