#

Bilişim Uygulamalarımız

Dışişleri Bakanlığı bilişimin iş üretimi, iletişim ve sağlanan hizmet üzerinde olumlu etkilerinin bilincinde olup, 80’li yıllardan itibaren iş akışlarında ve sağlanan hizmette bilişimi etkin biçimde kullanma gayretinde olmuştur. Dış politikamızda yaşanan hızlı gelişmelere paralel olarak bilişim altyapımız da sürekli olarak güçlendirilmektedir. İzleyen maddelerde Bakanlığımızın öne çıkan bazı bilişim uygulamaları hakkında satır başları halinde özet bilgiler paylaşılmaktadır.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi:

Bakanlık içi resmi yazışmalar 2001 yılından bu yana BelgeArşiv olarak adlandırılan Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinden yapılmaktadır. BelgeArşiv Bakanlık merkez birimlerinin ve dünyanın çeşitli köşelerinde bulunan 200’ün üzerinde temsilciliğimizin anlık olarak standart bir formatta resmi haberleşmesini sağlamakta, ayrıca birimlerimizce üretilen tüm belgeler ile diğer kurumlardan basılı olarak alınan ve taranarak sisteme aktarılan belgeleri arşivlemektedir. BelgeArşiv üzerinde yıllık yaklaşık 1 milyon belge kayıt altına alınmaktadır. Güçlü arama özelliği sayesinde istenen tüm belgelere saniyeler içinde ulaşılabilmekte, böylece kağıtsız ofis ortamı oluşturulmasını sağlamaktadır.

Bakanlığımız ile bazı resmi kamu kurum ve kuruluşları arasında resmi yazışmalar bir süredir elektronik ortamda yapılmaktadır. Kurumlar arası ikili iletişim kanallarının oluşturulmasını gerektiren e-yazışma uygulaması yerini kurumlar arasında resmi yazıların elektronik iletiminde kullanılacak olan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemine bırakmaktadır. KEP servisi kullanılarak PTT üzerinden ilk elektronik haberleşmeye 6 Mart 2014 tarihinde Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği ve Bakanlığımız arasında başlanmıştır.

Dışişleri Bilgi Sistemi:

Bakanlık içi bilgi paylaşımı ve mutad kurum içi başvurular DışNet olarak adlandırdığımız intranet uygulaması Bilgi Sistemi’yle sağlanmaktadır. DışNet ayrıca duyuru platformu olarak adlandırılmaktadır. DışNet yaklaşık 80 modülden oluşmakta olup, Bakanlık ihtiyaçlarına göre yeni modüller sisteme eklenmektedir.

Örnek olarak;
KimKimdir modülü tüm birimler tarafından kendi çalışma alanlarında ve görev bölgelerinde önde gelen kişiler hakkında eklenen bilgilerden oluşmakta ve tüm birimlerimizin erişimine sunulmaktadır.
İzin başvuruları aynı isimle adlandırılan modül üzerinden yapılmakta ve tüm aşamaları elektronik ortamda gerçekleşmektedir.
Ülkeler Veri Tabanı modülü Büyükelçiliklerimizin veri girişleriyle oluşturulmuş olup, bir ülkeye ilişkin gerek duyulabilecek her türlü bilgiyi barındıran bir uygulamadır. Düzenli olarak güncellenen verilerden bu ülkelere ilişkin politikalar oluşturulurken faydalanılmakta, ayrıca özellikle resmi ziyaretlerin hazırlıklarında burada yer alan verilerden yararlanılmaktadır.

Dışişleri Mobil Bilgi Sistemi:

BelgeArşiv ve DışNet’in tablet versiyonu geliştirilerek personelimizin kullanımına sunulmuştur. Böylece, personelimizin ofis dışında da ihtiyaç duyabilecekleri bilgilere erişimleri gerekli güvenlik önlemleri alınarak sağlanmıştır.

Bakanlık Web Sitesi:

Bakanlığımıza ilişkin kapsamlı bilgilere web sitemiz üzerinden dört dilde ulaşılabilmektedir. Her birim kendi görev alanına ilişkin veri girişlerini yapmakta ve bu verileri düzenli olarak güncellemektedir.

Tüm yurtdışı temsilciliklerimizin bir örnek tasarıma sahip ve merkezi olarak yönetilen web siteleri bulunmaktadır. Bu sitelerde yer alan genel nitelikli bilgiler Bakanlık sayfalarından aktarılırken, temsilcilikler de kendi görev alanlarına ilişkin verileri eklemektedirler. Siteler Türkçe’nin yanı sıra bulunulan ülkenin yerel dilinde de hazırlanmaktadır. Arnavutça’dan Çince’ye, Japonca’dan Portekizce’ye web sayfalarımız bulunmaktadır.

Diplomatik Portal:

Ülkemizde bulunan yabancı ülke temsilcilikleri ve uluslararası kuruluşlarla Bakanlığımız arasında iletişim Diplomatik Portal aracılığıyla sağlanmaktadır. Temsilcilikler kimlik kartı başvurusu, havaalanı vip salonu başvurusu ve vergi iadeleri gibi başvurularını bu portal üzerinden elektronik olarak Bakanlığımıza iletmekte, Bakanlığımızda yürütülen süreçlere ilişkin bilgiler de yine aynı portal üzerinden anlık olarak takip edilebilmektedir.

Bakanlığımız ile sözkonusu temsilcilikler arasında resmi yazışmalar da Diplomatik Portal üzerinden e-Notalarla sağlanmaktadır. BelgeArşiv’de hazırlanan ve e-imza ile imzalanan e-Notalar ilgili temsilciliklere anlık olarak ulaştırılmakta ve aynı şekilde temsilcilikler tarafından hazırlanan e-Notalar otomatik olarak BelgeArşiv’e aktarılmaktadır.

e-Konsolosluk Web Sitesi:

Bakanlığımızın önemli görevlerinden biri de yurtdışında yaşayan yaklaşık 6 milyon vatandaşımıza konsolosluk hizmetleri sağlamaktır. Doğum, nüfus, noterlik, evlilik, askerlik, e-pasaport ve vatandaşlık gibi konsolosluk hizmetlerine ilişkin her türlü güncel bilgiye Bakanlığımızın Konsolosluk Sitesinden (www.konsolosluk.gov.tr) ulaşılabilmektedir. Site üzerinden online randevu alınabildiği gibi, bazı başvuru süreçleri de başlatılabilmekte, ayrıca Destek Masasına anlık mesajlaşma sistemi üzerinden mesaj gönderilebilmektedir.

Konsolosluk.Net Uygulaması:

Temsilciliklerimizde vatandaş başvuruları Konsolosluk.Net uygulamamız kullanılarak alınmaktadır. Tüm temsilciliklerimiz bu uygulama üzerinden birbirlerine bağlı olup, arka planda Nüfus Vatandaşlık Genel Müdürlüğü, Emniyet Genel Müdürlüğü ve Adalet Bakanlığı gibi ilgili tüm resmi kurum ve kuruluşlarla web servisleriyle veri paylaşımı yapılmaktadır. Böylece, klasik yöntemlerle basılı yazı trafiğine gerek duyulmaksızın birçok başvuru doğrudan konsolosluk personelimiz tarafından sonuçlandırılabilmektedir.

e-Vize - Elektronik Vize Başvuru Sistemi:

Ülkemize gelen turist sayısında son dönemde kaydedilen hızlı artış, temsilciliklerimizin vize bölümlerinin ve hudut kapıları vize ofislerinin iş yükünde kaydağer bir artışa neden olmuştur. Hem personelimizin iş yükünü hafifletmek, hem de ülkemize seyahat etmek isteyen yabancıların daha rahat biçimde vize almalarını sağlamaya yönelik olarak Elektronik Vize Başvuru Sistemi geliştirilmiştir. Böylece, gerekli ön şartları taşıyan yabancılar internet bağlantısı olan her noktadan ortalama 3 dakika içinde e-Vizelerini alma imkanına kavuşmuşlardır. www.evisa.gov.tr adresi üzerinden ulaşılabilen uygulama manuel bir işlem gerektirmemekte olup, başvuru sahipleri gerekli bilgileri sağlayıp, ödemelerini online olarak yaptıktan sonra e-Vizelerini almaktadır. 17 Nisan 2013 tarihinde kullanıma sunulan sistem üzerinden düzenlenen e-Vize sayısı hızla artmaktadır. e-Vize Başvuru Sistemi sayesinde, temsilciliklerimiz vize başvuruları için ayrılan zamanı vatandaş işlemlerinde kullanabilme imkanına kavuşmuş, hudut kapılarında vize alabilmek için zaman zaman saatleri bulabilen bekleme süreleri kısalmış ve dünyanın her yerine ulaşılabilir duruma gelinmiştir. Kullanıcılar uygulamadan oldukça memnun gözükmekte olup, çoğunlukla övgü dolu yorumlarını site üzerinden paylaşmaktadırlar. TBMM Başkanı Sayın Cemil Çiçek’in ev sahipliğinde 2013 Aralık ayında TBMM’de düzenlenen “eTR” ödüllerinde Bakanlığımız “e-Vize” uygulamasıyla “Kamudan Vatandaşa eHizmetler” kategorisinde birincilik almıştır.

Destek Masası Sistemi:

Vatandaşlarımızın Bakanlığımızın dışarıya açık tüm web siteleri üzerinden soru ve önerileri bizimle paylaşmaları mümkündür. Çeşitli kanallardan gönderilen tüm sorular Destek Masası Sistemi’nde toplanmakta ve merkezi bir kontrol çerçevesinde düzenli biçimde cevaplanmaktadır. Yöneticiler birimlerine gönderilen soru sayılarını, bunlardan kaçının cevaplanıp, kaçının yanıt beklediğini, ayrıca mesajların ve yanıtların metinlerini kontrol edebilmekte, gerekli hallerde personeline uyarılarda bulunabilmektedirler.

e-Davetiye Sistemi:

Bakanlığımız birimleri tarafından toplantı, resepsiyon ve resmi yemek gibi, çeşitli amaçlarla düzenlenen etkinlikler için hazırlanan davetiyeler e-Davetiye Sistemi üzerinden ilgililere elektronik formatta gönderilmektedir. Bu uygulamayla, bir yandan basım, kağıt, gönderme bedeli ve işgücünden tasarruf edilmekte, diğer yandan da internet üzerinden gönderilen davetiyelerin izlenmesi, etkinliğe katılacak kişilerin listelerinin elektronik ortamda düzenlenmesi de mümkün olabilmektedir.

Diğer Kurumlar ile İşbirliklerimiz:

Bilişimi etkin biçimde kullanmanın önemli faydaları olmaktadır: zaman ve kaynak tasarrufu sağlanmakta, standart bir yapı oluşturulmakta, daha geniş kitlelere ulaşmak mümkün olmakta, hizmet kalitesi ve hızı artırılmaktadır.

Bakanlığımız bilişim alanında tecrübelerini diğer kamu kurumları ile paylaşmaktadır. İmzalanan protokoller çerçevesinde çeşitli kurumlarımızla BelgeArşiv uygulamamız paylaşılmış, ayrıca DışNet’in bazı modülleri yine bazı kurumlarımızın erişimine açılmıştır.

Diğer Ülkeler ile İşbirliklerimiz:

Bakanlığımızın tecrübe paylaşımı ülkemiz kurumları ile sınırlı kalmamaktadır. 2014 Şubat ayında tamamlanan “Afganistan Dışişleri Bakanlığı’na Bilişim Alanında Destek Projesi”mizle Afganistan Dışişleri Bakanlığı Ankara ve Kabil’de birbirinin yedeği halinde çalışan veri merkezlerine kavuşmuş, Afganistan’ın yurtdışı temsilcilikleri bir örnek ve merkezi olarak yönetilebilen web sayfaları altyapısına sahip olmuş, Dışişleri Bakanlığı merkez birimleri ve dış temsilcilikleri arasında standart formatlarda belge hazırlama, gönderme ve arşivleme altyapısı kurulmuş, Afganistan Dışişleri Bakanlığı personeli güvenli biçimde “mfa.gov.af” uzantılı e-posta adresleriyle yazışabilir, mesajlaşma sistemiyle yazılı, sesli ve görüntülü olarak anında iletişim kurabilir hale gelmiştir. Ayrıca, sözkonusu sistemin Afganistan Dışişleri Bakanlığı personeli tarafından işletilmesini sağlamaya yönelik olarak Afgan teknik personele Ankara’da eğitim imkanı sağlanmıştır.

Benzer bir proje Somali Dışişleri Bakanlığı ile yürütülmekte olup, ayrıca Yemen, Kosova, Arnavutluk ve Gabon Dışişleri Bakanlıkları ile temaslar sağlanarak somut işbirliği alanları belirlenmiştir.